Quelles sont les mentions obligatoires à mettre sur les tampons pour entreprise ?

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Les mentions obligatoires à mettre sur les tampons pour entreprise

Sur les papiers administratifs, les ordonnances, les factures commerciales, les documents importants ou autres, on trouve une empreinte bleue, noire ou généralement rouge sur le papier. Ce dessin contient des informations telles que le nom du médecin et sa spécialité, le nom de l’entreprise, le statut de la personne responsable ou d’autres informations. C’est le « tampon » ou également appelé « tampon encreur ». C’est un objet destiné à marquer des documents ou des papiers et généralement à déposer des gravures. Le tampon est a priori de caractère professionnel et est utilisé pour des besoins professionnels, découvrons ci-dessous le tampon et qu’est-ce que c’est exactement et comment peut-on faire un tampon ?

Le tampon et son utilité

Comme nous l’avons déjà mentionné, le tampon est un objet qui a pour fonction de mettre des gravures et des motifs sur des papiers, des documents administratifs, des factures commerciales, des commandes et autres. Le tampon peut être utilisé pour légitimer un document, pour y inscrire une date de rendez-vous, pour montrer qu’une facture a été payée ou, dans le cas des entreprises, pour y inscrire le nom de l’entreprise et le lieu ou d’autres coordonnées pertinentes.

Tampon commercial

Nous allons nous concentrer sur le tampon commercial et les obligations liées à ce dernier. Vous devez savoir que si vous avez un tampon commercial en votre possession, ce tampon n’a pas de valeur juridique, votre tampon n’est donc pas obligatoire, mais cela ne vous empêche pas d’en avoir un dans votre tiroir pour une raison valable, à savoir pour noter des informations importantes sur les documents que vous remettez à vos clients. Si vous n’avez pas encore de tampon ou si vous souhaitez en obtenir un nouveau, voici les informations que vous devez faire figurer sur votre tampon

  • l’adresse de votre siège social,
  • le cachet de votre société et toutes les mentions obligatoires,
  • la forme juridique de votre société : SARL/EURL/ SA /SAS,
  • les coordonnées de votre société : numéro de téléphone, adresse email, site internet, dénomination de votre société.

Comment concevoir votre tampon d’entreprise ?

Le tampon d’entreprise se distingue des autres tampons par sa fonction. Et sa valeur juridique. Sur le plan juridique, le cachet d’entreprise n’a aucune valeur, il est donc non contraignant. Néanmoins, le cachet peut montrer vos activités commerciales. Vous pouvez utiliser le tampon avec vos coordonnées et le nom de votre entreprise sur les factures et les devis, par exemple. C’est dans ces mentions que réside l’avantage des timbres d’entreprise, également appelés  » cachets d’entreprises « .

Le tampon un objet social

Nous considérons le tampon comme un objet social appartenant à un responsable, une entreprise quelconque à des fins de marketing et d’information ou pour présenter des coordonnées. Le tampon est donc un signe qui vous distingue des autres. Car vous ne pouvez pas avoir le même tampon qu’une autre entreprise. Il est donc important de faire attention aux informations qui figurent sur le timbre, qui sera votre  » tampon commercial  » une fois qu’il sera fabriqué. Il y a deux façons pour concevoir un tampon : Soit vous vous rendez chez un concepteur de tampon professionnel et passez votre commande sur place. Soit vous vous rendez sur des sites web de conception de tampon et faites votre demande en ligne, puis vous recevez le tampon une fois qu’il est fabriqué.

Créer son propre tampon

Il est possible de concevoir et de créer votre propre tampon s’il ne s’agit pas d’une fonction légale du tampon en question. Vous pouvez créer votre propre cachet d’entreprise par un moyen simple qui ne vous viendra pas à l’esprit : Word ! Word vous permet de créer votre propre tampon avec les informations que vous souhaitez, si vous respectez certains critères de qualité. Tout d’abord, ouvrez un nouveau fichier dans Word, sélectionnez le bouton Marges dans l’onglet Mise en page et choisissez Marges personnalisées. Sélectionnez ensuite l’onglet Page et confirmez avec le bouton Ok. Vous pouvez utiliser Acrobat DC pour créer votre cachet. À partir de là, vous pouvez personnaliser votre tampon comme bon vous semble.

Quel tampon choisir pour votre entreprise ?

Si vous avez une entreprise, le tampon fera certainement partie de vos achats. Comme vous venez de le découvrir sur notre site, vous pouvez acheter un cachet pour apposer les données de votre entreprise sur des documents administratifs, mais aussi pour confirmer la réception de vos colis ou pour envoyer votre courrier à un prix préférentiel. Mais sachez qu’il existe d’autres types de tampons, pour multiples usages.

Le cas des carte de fidélité

Pour les cartes de fidélité de vos clients, vous pouvez avoir besoin d’un tampon. Dans cette situation, votre besoin serait complètement différent, puisqu’il sera utilisé pour améliorer votre exposition et accroître la fidélité de vos clients. Pour correspondre à la taille de la carte de fidélité, qui tient normalement dans un portefeuille, votre cachet devra avoir une empreinte minuscule. Si vous visitez un site web de tampons, vous pouvez choisir parmi leurs modèles de logos ou télécharger le vôtre. Vous devez également choisir une couleur.

Puis, également acheter un ou plusieurs tampons pour vous aider à parcourir vos documents. Et pensez à vous procurer un tampon portant les mentions suivantes :

  • payé
  • confidentiel
  • à conserver
  • annulé

Tampons numérotés pour l´archivage

Sachez qu’il existe d’autres tampons numérotés pour faciliter l’archivage ou minimiser les erreurs de transcription. Vous disposez également de cachets à date si vous devez indiquer la date plusieurs fois par jour ou sur plusieurs pages des dossiers que vous avez. Comme l’encreur sera intégré au tampon, ces tampons n’auront qu’un cadre en plastique ou en métal. L’objectif est de vous faire gagner du temps. Par conséquent, vous ne trouverez pas ce style de tampon en bois avec un encreur séparé.

Infos de votre entreprise sur votre tampon commercial

Comme vous pouvez le constater, le nom, l’adresse et le numéro d’enregistrement de votre entreprise ne figurent pas uniquement sur le tampon commercial. Si vous devez modifier l’une des informations figurant sur l’empreinte, vous n’avez pas besoin de changer votre tampon d’entreprise. Vous pouvez conserver votre support mais obtenir une nouvelle empreinte pour remplacer l’ancienne. Enfin, il existe des cachets de poche. De taille plus compacte, ils prendront moins de place dans vos affaires et seront moins fragiles. Vous pourrez les transporter rapidement chez vos clients ou dans les salons d’entreprise auxquels vous participez.

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